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臺中市立大里高級中學

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10臺中市立大里高級中學文書組公文處理要點

臺中市立大里高級中學文書組公文處理要點

中華民國96年08月05日行政會報通過

中華民國100年06月05日行政會報修訂

一、目的:為提高公文品質,縮短公文流程,爭取時效,加強查考制度,特訂定本要點。

二、依據:臺中市政府訂頒之「文書處理作業要點」。

三、適用單位:本校各處室(行政單位)。

四、收文:

(一)各單位來文,由總務處文書組負責每日8時、15時二次於公文電子系統eClient列印電子公文。

(二)收文程序:滑鼠於桌面左鍵點eClien,輸入IC卡密碼:02286033,見系統公告出現後,等60秒系統公告結束,再點系統狀態,顯示黑字表示公文上線到達收文端〉受處理中,此時將列表機保持連線至正常狀態,等黑字變綠色字體顯示『收文完成』,只要系統連線正常即可正常列出公文。

(三)警衛室外收發人員所收之文件,應於登記後按時彙送總務處文書組處理。

(四)掛號及郵件:由警衛室收件登記後,遞送文書組;私人掛號郵件由文書組於學校網站公告招領,普通郵件由文書組分置於總務處門外走廊各辦公室信箱,請各辦公室每日下午主動派同仁1人到信箱領取分送收件人。

(五)總務處文書組經收之郵遞寄達公文,統由文書組長拆封,密件呈送由校長拆封。

五、分文:

(一)文書組經收之電子系統列印電子公文及郵遞寄達公文,一律先呈校長過目分文,期能讓校長先了解狀況,再分各承辦人辦理。

(二)文書組在校長過目分文後,即在公文管理系統登錄分辦﹝公文管理系統即原公文整合系統﹞,並於來文下方註明收文日期、收文號﹝系統收文會自動給流水號﹞再分送各處室承辦人。

(四)文書組對收到當日為辦理期限或已逾期之文件,先經校長過目後,應先登記收文日期及收文號,送交承辦人即時辦理,並告知該單位承辦人員於事後補簽收。

(五)凡一文涉及兩個以上單位職掌者,以來文內容所敘業務較多或首項業務之單位為主辦承辦人,主辦人應先於收辦後再行會辦或協調分辦。

(六)承辦人員收受之文件,如認為非其承辦者,應即時於管理系統完成退分回文書組,將公文移送其他承辦人辦理並告知文書組,由文書組於系統完成改分;受移文承辦人如有意見,應即簽明理由經各處室主管核章後陳請校長裁定,校長裁定後即確定,不得再行移還,以免輾轉延誤公文辦理時效。

(七)郵遞指明收件人之應依公文程序辦理之公文及由專人經發文單位取回應依公文程序辦理之公文,應即時送由文書組呈校長過目分文,再於公文管理系統登錄分文,收受人不得積壓以免延誤。

六、擬辦﹝承辦人員﹞:

(一) 承辦人員對於文書組送交之公文,應先經處室主管審閱後即行擬辦,並將辦理情形登錄於個人之承辦案件登記簿,以備查詢。

(二)經辦理完畢之公文,承辦人請先即時於公文管理系統完成系統存查動作,紙本公文送文書組歸檔。

(三)承辦人員對於來文之附件,有抽存待(續)辦之必要者,應於紙本來文上書明「附件抽存」字樣,並簽名或蓋章。

(四)公文處理時限,分最速件、速件、普通件三種其標準如下:

最速件:指特別緊急必須當時或在一日內處理完畢之案件,隨到隨辦,迅速發出。

速件:指次於前款亦應從速處理完畢之案件,以不超過三日為限。

普通件:指一般例行之案件,以不超過六日為限。

(六)重要公文辦稿,應先將文稿及相關附件先簽陳  校長核示後,再行辦理發文稿;一般例行案件可以稿代簽方式陳  校長批示後送發文。對外行文公文稿件,須經  校長核稿後,再送文書組發文;若  校長公出,當日無法核稿,且該公文係當日急於發送者,請先送秘書核閱後送文書組發送,俟隔日  校長到校,再由文書組將公文稿件補呈,以符合公文時效。

(七)公文夾之顏色區分如下:最速件、速件用紅色。普通件用白色。機密文件用黃色或特製密件袋,公文承辦人不得任意發送密件,如確時須發送密件公文,必須處室主任確認,並於密件註記處蓋職章,如本文無涉保密,但附件事關個人隱私或須限制他人知曉之內容時,請於發文稿密件註記後加註﹝附件抽離機密等級消失﹞。

(八)展期之辦理:其案因特殊情形而不能在待辦日期前完成者,得先敘明理由申請展期,惟須經處室主管核准,處室主管於核准展期時必須縝密審核有無必要,並持續督辦完成。

七、核稿﹝處室主管﹞:

(一)處室主管對各處室承辦人承辦之公文如無異意,即依分層負責權責核章結案或上呈。對發文稿件如有修改,應注意勿將原來之字句塗抹,僅加勾勒,從旁添註,對於重要關鍵文字認為不當而更改時,必須於更改處蓋職章以示負責。

(二)如勾勒、添註、修改過多(超過三處或字數超過10字以上),使原稿不易閱讀時,處室主管得退回承辦人員清稿,以使發文稿件通暢明確。

八、會稿:

(一)各處室承辦人對他處室會稿公文視同速件處理,主辦處室承辦人對會稿處室過多時,可請被會承辦人先於本文會辦處蓋章後影本彙辦,以縮短流程。

(二)會辦公文辦稿時,擬辦時之公文稿,如稿內所敘與會稿時意見並無出入,應不再送會,決行後以副本抄知,以節省流程時間。

(三)各處室於其他處室送會之簽稿,如有意見應即在會辦來文或會辦單提出,一經簽章,雖未簽註意見者,即認為同意,應共同負責。

(五)先簽後稿之案件已於擬辦時會核者,如稿內所敘與會核時並無出入,應不再送會,以節省時間及流程。

(六) 對各處室於來文會辦或創稿會辦時,所簽註之不同意見,應由主辦單位承辦人協調,綜合修改後,再送  校長決行。

九、決行:

(一)文稿之決行,應按分層負責之規定辦理,本校一層文稿呈送  校長決行,二層文稿由處室主管決行。

(二)重要文稿及密件之陳判,應由承辦人員或處室主管親自呈送。

(三)行使最後核定職權者,應親筆簽名,並加註日期、時間。

十、回稿、清稿:

(一)稿件於送會或陳判過程中,如改動較多或較為重大,或有其他原因者,會核或核決人員宜回稿,將稿件退回原承辦人員閱後,再行送繕。

(二)文稿增刪修改過多者,應送還原承辦人員清稿。清稿後應將原稿附於清稿之後,再陳核判。其已會核會簽者,不必再會核簽。

十一、繕校:

公文由承辦人員自行校對,並應注意電子文件電子檔是否與批示及訂正內容一致,將已決行之文稿於公文整合系統上取得文號後與附件上傳或送交文書組發文。

十二、用印:

(一)印信統由文書組長負責保管及使用。

(二)文件必須經過校長或校長授權主管判行者始准蓋印。不辦文稿之文件,如需蓋用印信時,應先由申請人填具「蓋用印信申請表」,陳奉校長核定後,始予蓋用印信。

(三)蓋用印信時,應檢視文件內容,與申請目的相符者始予用印。

(四)二頁以上之公文應蓋騎縫章。

(五)公文內有修改處,應蓋校對章,全文超過二處修改應重印,避免塗改蓋校對章。

十三、發文:

(一)對市府或教育局發送之不須用印、蓋職章之公文,必須經過決行、校對,始以電子公文系統上傳文書組,非實體附件及勿須用印附件,請以夾帶方式隨本文上傳,再由文書組以公文電子交換網路系統傳送臺中市政府、臺中市政府教育局或其他受文單位。

(二)發文時應檢視稿面各欄是否完整,紙本發文有附件者應備齊。

(三)發文以電子交換為原則,公文電子交換後,於公文原稿加蓋「已電子交換」章戳。附件為實體、支票、原始憑證、需蓋章之表章等無法電子交換者,由文書組列印紙本文後用印,由文書組以郵遞方式寄送。

(四)發文人員於電子交換傳送後,至遲應於次日在電腦系統【eClient】檢視發送結果,如發文狀態非【全部確認】應電話聯絡受文單位於系統收文或將公文列印改為紙本發文。

十四、檔案管理

(一)經陳判後之公文應依系統上檔案分類及保存年限基準表,於公文左上方書明檔號及保存年限送文書組歸檔。歸檔公文應檢附所有附件資料,以便日後查詢。

(二)掛號信件簽收簿、送文簿等相關簽收簿,每年度結束後送回文書組保存,以利日後查核。

十五、稽催:

(一)公文稽催及時效管制統由文書組長負責。

(二)逾時限而尚未歸檔之公文,由文書組負責稽催。

十六、其他

(一)呈核時間:上、下午由總務處各送核乙次,各單位如有急件,可逕送校長室呈核。

(二)私人郵件由總務處設交換信箱,每日將個人信件置於信箱,由各辦公室每日派人定時取信。

(三)掛號郵件由文書組於學校網頁公告招領。

十七、本要點未列入者,悉以第二項「依據」之有關規定辦理。

十八、本要點經簽陳請  校長核可後實施,修正時亦同。

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